隨著計算機和網絡技術在政府辦公中的廣泛應用，很多信息可以通過電子信息通道進行傳遞。但對于一些重要的機要檔案，由于其機要保密特性的要求，有很多無法通過網絡直接傳輸，而必須以實物的方式進行傳遞、處理和保存，智能檔案柜就是在這種趨勢下應運而生的。
智能檔案柜的功能及特點主要表現在以下幾個方面：
一、服務端
從服務端來區分，智能檔案柜的功能主要有數據對接功能、存取件人員添加修改功能、短信模板修改功能、柜箱狀態查詢功能、數據庫連接參數修改功能、軟件登錄賬戶添加與密碼修改功能、數據庫其他信息設置等等。
二、終端
從智能檔案柜的終端來分析，其功能特點主要體現在數據庫信息上傳與下載、管理后臺對箱柜的狀態管理，并且終端上還有相關信息查詢功能。
智能檔案柜的功能特點主要體現在軟件上，通過高科技技術對智能檔案柜的系統進行設計，完善系統的功能，給用戶良好的使用體驗和貼心的服務。
