隨著計算機和網絡技術在政府辦公中的廣泛應用，有許多信息可以通過電子信息通道進行傳遞。但對于一些機要文件和物件，其具有高度保密性的要求，無法通過網絡直接傳輸，而必須以實物的方式進行傳遞、處理和保存。為了處理這類問題，智能文件柜也逐漸出現在人們的視野之中。
另一方面，在傳統的辦公自動化系統中，需要分發交換的文件和文件相對應的電子信息是脫節的，經常出現文件的電子信息已經發到領導的電腦上而紙質文件卻沒有到達；或者是領導已經在紙質文件上進行了批閱，秘書還要重新錄入電子系統。使紙質公文與電子公文形成“兩層皮”現象，智能文件柜的出現有效地解決了這一類問題。
智能文件柜的現實意義包含：
1、智能文件柜的文件交換過程改變了人與人直接交互模式，以智能文件交換柜為載體，實現24小時文件交接，節省了大量的人力和時間；
2、智能文件柜解決了信息流與物流的信息連接，可以對每一份文件進行計算機自動追蹤，真正地實現了文件信件處理的自動化管理；
3、智能文件柜對于文件流轉信息登記的準確性、文件處理的安全可靠性都大大提高；
4、智能文件柜系統可完整保留存取人存取文件的信息，規避了文件遺失的可能、減少文件轉交延期問題和文件使用難以追蹤、難以查找及日常梳理的問題，切實提高了辦公的工作效率。
