當前，在國家信息化體系的建設中，政府信息化已成為整個信息化建設中的關鍵，推動電子政務的發展，是一種世界性的潮流，也是電子信息技術應用到政府管理的必然趨勢。在這種背景下，智能文件柜的設計開發與制造應運而生，為電子信息技術應用到政府管理系統提供了橋梁。
智能文件柜包含智能文件交換柜、文件交換軟件系統以及云服務平臺，其中，智能文件交換柜是一款具有聯網、收發件、短信驗證碼通知功能的智能柜；文件交換軟件系統是將數據實時上傳至云服務平臺的一套軟件系統；云服務平臺是數據儲存以及指令發送的地方。三者共同組成了智能文件柜，為電子信息技術應用到政府管理提供了技術支持。
智能文件柜的工作模式主要表現為：政府機關工作人員將當事人需要的文件放入智能文件交換柜中，文件交換軟件系統將數據實時上傳至云服務平臺，云服務平臺再根據系統指令發送短信驗證碼給當事人，當事人前往政府機關辦事大廳，在智能文件柜終端顯示屏中輸入短信驗證碼即可取出自己需要的文件。
智能文件柜的設計開發與制造不僅增強了政府辦公人員的辦事效率，方便了當事人；同時也推動了電子信息技術在政府管理系統中的應用，為社會的向前發展增添了動力。
